Via het online reserveersysteem kun je een afspraak in plannen wanneer het jou uitkomt. Bovendien ben je niet afhankelijk van mijn beschikbaarheid om bijvoorbeeld je telefoon op te kunnen nemen. Het online reserveersysteem toont aan wanneer ik beschikbaar ben. Mocht het online reserveren lastig zijn, dan heb ik dat hieronder uitgewerkt in zeven stappen.

Stap 1: De locatie

Je kunt kiezen uit één locatie vanaf december 2019: namelijk de massages bij je thuis. Hiervoor kom ik met de massagetafel (of -stoel) bij je thuis. Daarvoor is wel een benodigde ruimte van ongeveer 10 m² nodig.

Op dit moment ben ik ook zoekende om in mijn eigen woonomgeving een locatie een vaste locatie te vinden. Deze optie komt er bij te staan zodra de tijd daar is. Op dat moment word het mogelijk om ook hier voor te kiezen wat bespaart in reistijd- en de kilometer-toeslagen.

Stap 2: Kies een massage

Uit deze (lange) lijst met massagebehandelingen en massageworkshops kun je een keuze maken. De massages staan gestorteerd op naam en lengte van de massage. Wil je langer dan wat er staat: geen nood. Later in het reserveerscherm (bij stap 4) kun je optioneel langer bijboeken. In het bovenste deel van de lange lijst vind je alle massagebehandelingen. In het onderste deel van de lijst vind je de massageworkshops. Weet je niet goed welke massage je moet reserveren? Maak dan gebruik van de keuzehulp.

De massages die te boeken zijn kunnen echter verschillend zijn bij de locaties. Zo kun je je misschien wel voorstellen dat zoiets als een hotstone massage lastig te boeken is bij je thuis en daarom ook niet word aangeboden.

Stap 3: Kies een datum en tijdstip

In het scherm zie je de beschikbare data en tijden vermeld staan. De periode waarop dit zichtbaar is is maximaal een toekomst van 3 maanden waarin de dagen kunnen worden weergeven. In de praktijk zullen de dagen niet verder dan 30 dagen vooruit zijn gepland daar ik afhankelijk ben van mijn werkrooster.

Legenda kleuren

In het scherm zie je verschillende kleuren van de reserveerblokjes. Dit heeft allen een andere betekenis:

• De groene blokjes betekent dat elk blokje een half uur is. Deze tijden zijn nog vrij en kun je op klikken om een tijd te reserveren.
• Je hebt lichtgele vakjes. Deze vakjes zijn niet mogelijk om te reserveren en zijn geblokkeerd voor bv. reistijd tussen cliënten in.
• Je hebt rode vakjes. Als het een rood vakje is en er zit een gebroken lijn om heen, dan is deze gereserveerd, maar nog niet bevestigd door Roano Sandee.
• Rood vakje met doorgetrokken streep: de afspraak is bevestigd door Romano Sandee. Je kunt het nog wel aanklikken. Wanneer je dit doet kun je je e-mailadres invullen. Mocht dan onverwachts het tijdstip vrij komen, dan ontvang je een e-mail waarop je dan alsnog kunt reserveren.

Stap 4: Vul je gegevens in

In deze stap vul je de benodigde gegevens in, te weten:

• Je naam
• Je telefoonnummer
• Inden je het wilt: een SMS-herinnering van je afspraak. Vul hieronder ook je 06-nummer in.
• Je e-mailadres (hier ontvang je ook de afspraakbevestiging op)
• Het bezoekadres*
• De bezoekpostcode*
• De bezoekplaats*
• Je geboortedatum
• Hoe je wil betalen
• Of je zelf voor handdoeken zorgt (je krijgt 3 euro korting als je dit zelf in orde maakt)
• Welke geurtint ik aan massageolie mee moet nemen naar jou toe
• Een akkoord van de algemene voorwaarden
• Je kunt eventueel kiezen om mijn nieuwsbrief te ontvangen
• Welk type massagetafel je graag wil hebben. Je hebt keuze uit een normale massagetafel met een schuimlaag van ongeveer 7 cm, ik heb een prenataal massagetafel waarbij er borst- en buikuitsparing is. De kussendikte hiervan is ongeveer 12 cm. De massagestoel of dat je zelf een eigen massagetafel al hebt. Als je zelf een tafel hebt krijg je € 5,- korting.
• Je kan opmerkingen alvast aangeven

*Deze vragen worden gesteld bij de massage die ik bij jou op locatie word gegeven.

Stap 5: Extra's

Aan het einde van het invullen van de gegevens kun je de zogenoemde extra's bij boeken. Je hebt keuze uit:

• Verlengen massage: Vind je de geselecteerde massage wat te kort voor jezelf? Dan kun je ook de massage verlengen. Dit is genoemd in "items", waarbij elk item voor 1 kwartier staat en ook word bijgeboekt in het reserveerscherm. Je kunt tot maximaal 1,5 uur naast de maximale tijd van een massage erbij reserveren. Het kan echter zijn dat het niet altijd verstandig is, je kan daarom altijd vooraf even contact opnemen met je wensen en of dat ook mogelijk is.
• Ontspannende gezichtsmassage: Dit is een aanvullende massage van ongeveer 15 minuten en kan gedaan worden met een klein beetje massageolie, maar wanneer je een eigen (favoriete) gezichtscrème hebt kan ook dit ingemasseerd worden.
• Tweede persoon bijboeken: Je kunt gelijk een tweede persoon bij boeken. Er word dan 1 uur gereserveerd hiervoor in beginsel. Mocht het anders zijn, kun je dit aangeven bij de opmerkingen. Deze word er bij aangeplakt in de massagetijd. Zou dit niet gedaan worden, dan zou het systeem een uur tussen de massages laten, wat vooral onhandigheid geeft. 

Stap 6: Afspraak verzoek insturen of vooraf betalen via Mollie

Afspraak verzoek insturen

Als je een datum en tijd hebt geselecteerd, dan zie je onderaan in het scherm de geselecteerde datum en tijdstip. Hierna klik je op "Afspraak verzoek versturen!" waarna de reservering word verzonden naar Romano Sandee. Hij controleert op dat moment de agenda en of de afspraak goed aansluit op eerdere afspraken op de dag. Dit doet hij om de beschikbare tijd die er momenteel mogelijk is, zo goed mogelijk te benutten. Je ontvangt binnen 24 uur, maar uiterlijk 48 uur een defintieve afspraakbevestiging met daarin het definitieve tijdstip van de afspraak.

Vooraf betalen via Mollie

Je kunt er ook voor kiezen om het grootste gedeelte voorafgaand de afspraak te betalen via de paymentprovider Mollie. Je kunt dan het vaste deel van de massages alvast betalen, te weten de kosten van de massage en eventuele extra's. De eventuele toeslagen worden nog niet in rekening gebracht. Afspraken die betaald zijn door Mollie hebben voorrang in het plaatsen van de afspraken. Binnen het betaalsysteem van Mollie kun je kiezen uit de betaalmethoden: Ideal, Paypal of een overboeking per bank.

Heb je ook een cadeaubon van Romano Sandee zelf? Vul deze dan in in het veld boven de knop naar Mollie en klik op verzilveren. Dan word de waarde van de cadeaubon alvast voor je verrekend voordat je verder gaat in de betaling. 

Stap 7: Nieuwe cliënt? Intake

Wanneer je voor het eerst komt voor een massagebehandeling, dan ben je nog niet geregistreerd als cliënt. Bij massagepraktijk Romano Sandee word gewerkt met een elektronisch patiënten dossier, kortweg het EPD. Er word bij je afspraak sowieso 30 minuten bij gereserveerd om de intake goed door te nemen. Daarnaast kun je alvast van te voren jezelf inschrijven als cliënt en maak ik voorafgaand de afspraak al een deel van het dossier klaar, zodat dit enige tijd bespaard. De gereserveerde extra tijd word niet bij jou in rekening gebracht mits deze ook binnen een half uur afgerond kunnen worden. Ook bij rapportages e.d. doe ik dit verder in mijn eigen tijd tussen de massages door. Zonder het EPD is het niet mogelijk om een massage(behandeling) bij mij af te nemen.

Wanneer je een workshop hebt geboekt, dan vind er geen intake plaats en word er geen dossier aangelegd.

Balen! Ik kan niet meer op de dag en tijd die ik gekozen heb!

Het kan onverhoopt gebeuren dat je niet meer op je gewenste dag en tijd kunt. Erg jammer natuurlijk, maar ook dit kun je zelf via het reserveersysteem annuleren, tot 48 uur van te voren. In het reserveerscherm kun je onderaan het veld "Annuleringscode" vinden. Hier vul je de code die in je reservering staat in. Klik vervolgens op annuleren en je afspraak wordt geannuleerd. Wanneer je te laat bent met annuleren, zal er een melding in je scherm van verschijnen.

Reserveren lukt niet. Wat nu?

Lukt het reserveren niet of krijg je een foutmelding? Mail dan de gegevens die je anders had moeten invullen op het reserveersysteem. In het geval van een foutmelding zou ik graag willen weten welk besturingssysteem en welke internetbrowser je hebt, met als het kan ook nog een screenshot (Hoe maak ik die?). Deze meldingen worden namelijk doorgegeven aan mijn technische webmaster. Op een e-mail heb je veelal binnen 24 uur aan antwoord, maar uiterlijk binnen 72 uur.

Het kan voorkomen dat je een afspraak hebt gemaakt voor een massage of massageworkshop maar onverhoopt toch niet meer kunt (om welke reden dan ook) komen op de eerder gemaakte afspraak. In dat geval kun je de afspraak annuleren. Of het annuleren kosten met zich meebrengt hangt af van het moment van annuleren. 

Ziekte

Wanneer je je niet fit, ziek of niet lekker voelt, of andere symptomen vertoont waardoor een massage(workshop) niet op veilige wijze (voor jouw lijf) kan doorgaan, dan worden er vanzelfsprekend geen annuleringskosten in rekening gebracht. Voorwaarde is dan wel dat de afspraak wordt verplaatst en binnen 6 weken alsnog plaatsvindt. Indien de afspraak dan opnieuw word geannuleerd, worden er kosten in rekening gebracht. Indien de afmelding zo laat binnen komt dat er al voor je gestookt is, zullen deze kosten met je verrekend worden.

Annuleringskosten

Het kan zijn dat er annuleringskosten in rekening worden gebracht. Dit hangt af vanaf het moment van annuleren. Dit moment van annuleren word vastgesteld op de tijdstempel van de e-mail of het tijdstip welk geregistreerd staat in het reserveersysteem. Zoals vermeld in de algemene voorwaarden zijn de volgende regels van kracht:

• Bij afspraken met een waarde van € 100,- of minder kun je tot 72 uur voor aanvang kostenloos annuleren. Annuleer je de afspraak korter dan 72 uur, maar langer dan 12 uur voor aanvang, dan betaal je een tarief van € 20,-. Van 12 uur voorafgaand de afspraak of als je niet verschijnt op de gemaakte afspraak (no show), dan word er € 50,- in rekening gebracht.
• Bij afspraken met een waarde van € 100,- of meer geldt een langere termijn voor annuleren. Je kunt bij deze afspraken tot 5 kalenderdagen voor aanvang kostenloos annuleren. Annuleer je in de periode van 120 uur (5 kalenderdagen) tot 72 uur voor aanvang, dan word er € 30,- in rekening gebracht. Annuleer je de afspraak korter dan 72 uur voor aanvang, dan word er € 50,- in rekening gebracht. In het geval dat je niet op de afspraak verschijnt (no show) zal ook het volledige bedrag in rekening worden gebracht.
• Indien een dienst speciaal voor jou op maat is samengesteld, word bij annuleren alle tijd die benodigd was om de dienst voor te bereiden in rekening gebracht tegen een uurtarief van € 45,- per uur, tenzij de dienst alsnog plaatsvindt binnen 6 weken na de eerder afsproken datum. Word de afspraak opnieuw geannuleerd, dan worden de gemaakte kosten alsnog in rekening gebracht.

In het geval dat er annuleringskosten in rekening worden gebracht, zal dit per factuur gebeuren. De betaaltermijn is conform de algemene voowaarden 14 dagen. Mocht de betaling dan uit blijven, zal het incassotraject in werking worden gezet. De eventueel daarbij komende kosten zijn voor je eigen rekening.

Hoe kan ik de afspraak annuleren?

Je kunt de afspraak annuleren door gebruik te maken van het contactformulier. Vertel hierin de reden van annulering. De tijdstempel van de e-mail is bepalend van hoe hiermee om word gegaan.

nnuleren nog geldig?}

In het geval van een externe cadeaukaart, is deze doorgaans geldig tot de einddatum van de kaart. Indien de afspraak korter dan 48 uur voor aanvang geannuleerd is, zal de cadeaukaart worden ingenomen indien de kaartnummer bij mij bekend is. Indien het niet het geval is, ontvangt u een factuur bij een te late annulering. Meld je je af langer dan 72 uur voor aanvang, blijft je kaart in elk geval staan.